Am 25. April traf sich in Hamburg ein ausgewählter Expertenkreis, um über das Thema "Einsatz internetbasierter Projektplattformen im Gesundheitswesen" zu diskutieren. Unserer Einladung zur 2. Veranstaltung aus der Reihe Runder Tisch 2007  folgten u.a. Vertreter des Universitätsklinikums Hamburg-Eppendorf (UKE), des Klinikums Bremen-Mitte, von der CBP Projektsteuerung und von Ed. Züblin.

Auch diesmal waren die persönlichen Schwerpunktthemen der Teilnehmer vielfältig. Einige brachten bereits viel Erfahrung mit, was den Einsatz von Projektplattformen betraf, andere standen gerade vor der Entscheidung ein Werkzeug einzusetzen bzw. den Funktionsumfang einer bestehenden Plattform zu erweitern.

Nach einer Vorstellungsrunde, in der auch die Erwartungen der Teilnehmer herausgearbeitet wurden, startete Herr Niederlag von UKE Masterplan mit dem ersten Impulsreferat des Tages. Ihm schien es besonders wichtig zu sein, ein Projekt nicht isoliert zu betrachten, sondern die Anforderungen der gesamten Liegenschaftsverwaltung einschließlich Betriebskonzept zu berücksichtigen. Er plädierte für den Einsatz einer Projektplattform bereits in einer frühen Entwicklungs- bzw. Planungsphase und stellte die Möglichkeiten zur Diskussion, wie Daten über die Realisierungsphase hinaus für Facility-Management-Aufgaben genutzt werden können. In diesem Zusammenhang wurde auch intensiv diskutiert, zu welchem Zeitpunkt ein Projekt eigentlich abgeschlossen ist.

Rege Diskussionen ergaben sich ebenfalls als von Seiten des Klinikums Bremen-Mitte folgende Frage in den Raum gestellt wurde: "Wie koordiniere ich die Informationsbausteine aus verschiedenen Anwendungen (z.B. MS Project, Outlook, think project!) und wie stelle ich sicher, dass die Informationen über die richtigen Kanäle verteilt und damit Kommunikationsvorgänge entsprechend dokumentiert werden". Auch zu diesem Thema gab es unterschiedliche Erfahrungen und Sichtweisen. Einig waren sich allerdings alle, dass es ohne Vorgaben und ein gewisses Maß an Disziplin nicht geht, ebenso wenig ohne einen hohen Grad an Akzeptanz bei den Projektteilnehmern. Wie stringent Vorgaben allerdings gehandhabt werden, hängt wohl stark von der Arbeitsweise des Projektmanagers und von den Beteiligten ab.

Thematisiert wurde auch der Aufwand, der nötig ist, um sinnvoll mit einer internetbasierten Projektplattform arbeiten zu können. Aus ihrer Erfahrung berichteten einige Teilnehmer, dass besonders zu Projektbeginn "Denkarbeit" gefragt ist, damit die gewünschte Projektorganisation im System umgesetzt werden kann. Interessante Vergleiche zu einem Schließplan wurden dabei gezogen. Von Seiten der Asklepios Klinik St. Georg kam in diesem Zusammenhang die Forderung nach vorkonfigurierten Lösungen, damit die Startphase vereinfacht und beschleunigt werden kann.

Nach einer Pause, die von den Teilnehmern für weitere Gespräche genutzt wurde, eröffnete Herr Landgraf von Ed. Züblin mit seinem Impulsreferat die zweite Runde. Aus der Perspektive des Generalunternehmers berichtete er über seine Arbeitsweise und seinen nun fast fünfjährigen Erfahrungen mit think project!. Schwerpunktmäßig nutzt Züblin das System für die Planungskoordination mit Planern und Subunternehmern, bietet aber auch die Möglichkeit, die jeweiligen Bauherren über die Plattform mit Plänen und Informationen zu versorgen. Interessant war dabei die Beobachtung, dass diese Schnittstelle zu Bauherren mit steigender Tendenz genutzt wird bzw. auf Bauherrenseite immer häufiger Systeme für die eigene Organisation eingesetzt werden.

Intensiv wurde in diesem Zusammenhang die Frage diskutiert, ob Bauherren und Generalunternehmer im selben Projektraum arbeiten können und sollten. Problematisch erweisen sich dabei sicher vertragliche Bedingungen aber auch die Tatsache, dass beide Projektpartner sehr unterschiedliche Anforderungen an die Projektorganisation und damit an eine Projektplattform stellen. Als sehr gute Lösung scheint sich in letzter Zeit die Verbindung von zwei Projekträumen  – jeweils nach den Anforderungen des Bauherren bzw. des Generalunternehmers gestaltet – bewährt zu haben. Beide Projekträume bilden eine „logische Einheit“ und nutzen als gemeinsame Plattform think project!, bieten aber auch Raum zur Abbildung der eigenen Projektorganisation und berücksichtigen die entsprechenden vertraglichen Rahmenbedingungen.

Abschließend waren sich in der Diskussion alle darin einig, dass unabhängig von Konstellation und Organisation jeder einen Anspruch auf seine Daten hat, d.h. auf alle Informationen, Dokumente und Dateien, die er selbst über das System versendet oder erhalten hat. Diesen Schlusssatz nahmen wir gerne mit nach Hause, denn da think project! ein faires System ist, gehört dies ohnehin zu unseren Grundsätzen.