Ausschreibungsunterlagen schnell und einfach zusammenstellen und verteilen

Alle für die Ausschreibung relevanten Unterlagen, wie z.B. Pläne, Leistungsverzeichnisse, Baubeschreibungen, Fotos, Skizzen, Textdokumente, werden in think project! übersichtlich verwaltet. Jeder im Unternehmen, der an der Vorbereitung der Ausschreibung beteiligt ist, hat jederzeit Zugriff auf alle Informationen und sofort den aktuellen Stand der Dinge im Blick.

Sobald die Ausschreibung vorbereitet ist, kann sie bequem über das System verteilt werden. Die entsprechenden Empfänger können aus verschiedenen Quellen stammen, z.B. aus einem firmeninternen Adressbuch oder aus Datenbanken und Branchenbüchern. Ein einfacher Import dieser Adressen nach think project! ist möglich.

think project! bietet alle Übertragungswege auf einen Klick: per E-Mail, Fax, Export auf CD oder auch über einen angeschlossenen Dienstleister bzw. Reprodienst für die Verteilung auf Papier. Für alle Verteilwege werden automatisch personalisierte Anschreiben generiert.

Beim Versand der Ausschreibung per E-Mail werden keine Dateianhänge verschickt, sondern nur die entsprechenden Links zum Download der Dateien aus dem System. Dadurch werden keine riesigen Datenmengen über das Internet verteilt und beim Empfänger laufen keine Postfächer über. Der Empfänger benötigt übrigens keinen Zugang (Benutzername und Passwort) zu think project!.

Der E-Mail-Versand bietet einen elektronischen Rücklauf, d.h. in der versendeten E-Mail mit den Links zu den Ausschreibungsunterlagen gibt es einen Rückantwort-Knopf. Klickt der Empfänger diesen an, kann er direkt sein Angebot zusammen mit allen Dateien und ggf. auch ein Nebenangebot abgeben. Die Antworten werden sofort in think project! gespeichert. So kann jederzeit nachvollzogen werden, wer bereits sein Angebot abgegeben hat, und die entsprechenden Unterlagen sind abrufbar.

Die eigentliche Angebotskalkulation erfolgt mit den bekannten Systemen, z.B. mit RIB-Offerte, das wir unseren Kunden kostenfrei zur Verfügung stellen.

Das think project! Modul Ausschreibungsmanagement kann auch für den Versand von Nachrichten an Bieter genutzt werden, z.B. wenn Änderungen bekannt gemacht werden sollen. Nachrichten können sowohl an alle, an einen oder an eine Gruppe von Bietern gesendet werden. Selbstverständlich sind die Nachrichten personalisiert. Alle Kommunikationsvorgänge sind vertraulich, das bedeutet, es gelangt keine Information an die Bieter, wer noch an der Ausschreibung beteiligt ist.