Umzug von 6.500 Infineon Mitarbeitern mit think project! einfach koordiniert

Nach der Fertigstellung von Campeon, dem neuen Unternehmensstandort der Infineon AG im Süden von München, musste der Umzug von ca. 6.500 Mitarbeitern organisiert werden. Als etwa 2.500 Mitarbeiter umgezogen waren, wurde deutlich, dass die kleinen und größeren Schwierigkeiten, die einen Umzug dieser Größenordnung begleiten, nur mit großem Zeitaufwand koordiniert werden konnten. Eine Lösung für das dem Umzug nachlaufende Jobmanagement musste gefunden werden.

Ein Team wurde beauftragt sich um die Koordination zu kümmern und wir bekamen den Auftrag eine Lösung bereitzustellen, die sie dabei unterstützen sollte.

Die Aufgabenstellung

Die Infineon Mitarbeiter sollten über sogenannte Umzugsbeauftragte die Möglichkeit bekommen, ohne großen Aufwand ihre Anliegen einer zentralen Stelle melden zu können. Für diese Anliegen, die "Jobs" genannt wurden, sollte eine Art Laufzettel generiert werden. Das Umzugsteam hatte dann die Aufgabe diese Jobs zu sichten und als Aufträge an die entsprechenden ausführenden Personen oder Unternehmen intern bzw. extern weiterzuleiten. Dabei sollten sich die Koordinatoren jederzeit einen Überblick über den aktuellen Stand der Dinge verschaffen können.

Die Lösung

Für Infineon wurde eine individuelle Lösung "Jobmanagement" geschaffen. Dieses neue Modul wurde ausschließlich durch Konfiguration von think project! realisiert, d.h. ohne jeglichen Programmieraufwand, kostengünstig und innerhalb kürzester Zeit.

Die Herausforderung bestand darin, ca. 6.500 Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben ihre Anliegen über unser System dem Umzugsteam zu melden, ohne sich dafür gesondert registrieren zu müssen. Die Lösung war ein Link im Infineon-Intranet über den man das Eingabeformular anwählen und ausfüllen konnte. Die Abwicklung aller auf diese Weise erfassten Aufgaben erfolgte über einen in think project! hinterlegten Workflow. Zuständig für die Steuerung und Kontrolle des Workflows waren die Mitarbeiter des Umzugteams.

Ein großer Vorteil der Lösung bestand auch darin, dass externe Dienstleister problemlos eingebunden werden konnten. Den Koordinatoren im Umzugsteam bot diese Lösung zudem die Möglichkeit verschiedene Auswertungen zu erstellen, um sich z.B. schnell einen Überblick über alle unerledigten Aufgaben zu verschaffen. Die Infineon Mitarbeiter waren ebenfalls immer auf dem Laufenden, sie bekamen E-Mail-Benachrichtigungen, die sie über Aufnahme und Abarbeitung ihres Anliegens aktuell informierten.