Nach der Fertigstellung von Campeon, dem neuen Unternehmensstandort der Infineon AG im Süden von München, musste der Umzug von ca. 6.500 Mitarbeitern organisiert werden. Als etwa 2.500 Mitarbeiter umgezogen waren, wurde deutlich, dass die einen Umzug dieser Größenordnung begleitenden Probleme und Problemchen kaum mehr koordiniert werden konnten. Stühle fehlten, Licht funktionierte nicht, Jalousien ließen sich nicht schließen oder Pflanzen wurden am alten Standort vergessen, um nur einige Beispiele zu nennen. Eine Lösung für das dem Umzug nachlaufende Jobmanagement musste gefunden werden.

Ein Team wurde beauftragt sich um die Koordination zu kümmern und wir bekamen den Auftrag eine Lösung bereitzustellen, die sie dabei unterstützen sollte.

Die Aufgabenstellung

Die Infineon Mitarbeiter sollten über sogenannte Umzugsbeauftragte die Möglichkeit bekommen, ohne großen Aufwand ihre Anliegen einer zentralen Stelle melden zu können. Für diese Anliegen, die "Jobs" genannt wurden, sollte eine Art Laufzettel generiert werden. Das Umzugsteam hatte dann die Aufgabe diese Jobs zu sichten und als Aufträge an die entsprechenden ausführenden Personen oder Unternehmen intern bzw. extern weiterzuleiten. Dabei sollten sich die Koordinatoren jederzeit einen Überblick über den aktuellen Stand der Dinge verschaffen können.

Die Lösung

Zu diesem Zeitpunkt gab es noch kein passendes think project! Modul. Es musste für Infineon eine individuelle Lösung "Jobmanagement" geschaffen werden. Diese individuelle Lösung wurde ausschließlich durch Konfiguration von think project! realisiert, dass heißt ohne jeglichen Programmieraufwand – kostengünstig und innerhalb kürzester Zeit.

Knapp zwei Wochen nach der ersten Besprechung waren die Wünsche des Umzugteams umgesetzt, letzte Details wurden während der darauf folgenden drei Wochen im laufenden Betrieb optimiert.

Die Herausforderung bestand darin, ca. 6.500 Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben ihre Anliegen über unser System dem Umzugsteam zu melden, ohne sich dafür gesondert registrieren zu müssen. Die Lösung war ein Link im Intranet über den das Eingabeformular anwählen und ausfüllen konnte. Die Abwicklung aller so erfassten Aufgaben erfolgte durch einen in think project! definierten Workflow. Zuständig für die Steuerung und Kontrolle des Workflows waren die Mitarbeiter des Umzugteams.

Ein großer Vorteil der Lösung bestand auch darin, dass externe Dienstleister problemlos eingebunden werden konnten. Ohne Registrierung erhielten die Dienstleister direkt über das System durch eine E-Mail ihre Arbeitsaufträge. Die Besonderheit: mit den E-Mails wurden Links zu den im System abgelegten Arbeitsaufträgen verschickt. Über diese Links konnten die Dienstleister auf diese Arbeitsaufträge (und nur auf diese) zugreifen. Über einen in der E-Mail integrierten Antwortknopf gelangten die Empfänger zu einer Eingabemaske, in der sie dann z.B. den Auftrag als erledigt kennzeichnen konnten. Auf diese Weise wurde der gesamte Workflow der Bearbeitung lückenlos dokumentiert und alle Informationen stehen dem Umzugsteam sofort im System zur Verfügung.

Den Koordinatoren im Umzugsteam bot die Lösung die Möglichkeit verschiedene Auswertungen zu erstellen, um sich z.B. schnell einen Überblick über alle unerledigten Aufgaben zu verschaffen. Die Infineon Mitarbeiter waren ebenfalls immer auf dem Laufenden, sie bekamen E-Mail-Benachrichtigungen, die sie über Aufnahme und Abarbeitung ihres Anliegens aktuell informierten.

Nach den positiven Erfahrungen aus diesem Projekt wurden wir bereits wieder mit einer neuen Aufgabenstellung betraut. Diesmal haben wir für Infineon eine Lösung für das Gewährleistungsmanagement realisiert.