Beim Umzug in ihren neuen Firmenstandort Campeon konnten wir die Infineon AG bereits mit einer Lösung für das Umzugsmanagement unterstützen. Auf Grund der guten Erfahrungen aus diesem Projekt wurden wir beauftragt, auch eine Lösung für das Mängelmanagement während der Gewährleistungsphase zu entwickeln.

Mängelmanagement zwischen Bauherr und Generalunternehmer

Für diese Aufgabe kommt unser Modul Mängelmanagement zum Einsatz. Um dieses auf die Bedürfnisse von Infineon individuell anzupassen, haben wir zuerst gemeinsam mit den Projektverantwortlichen festgelegt, welche Informationen zu einem Mangel erfasst werden müssen und welche Bearbeitungsphasen die Mangelanzeige durchlaufen soll.

Folgender Workflow wurde auf diese Weise definiert:

• Aufnahme des Mangels durch den Standortbetreiber aus unterschiedlichen Meldequellen.
• Prüfung und Zuordnung im Gewährleistungsteam
• Anzeige beim Gewährleistungsgeber (GU und wenige Einzelunternehmer)
• Bearbeitung durch den Gewährleistungsgeber
  - Bearbeitung und Freimeldung, ggf. mit Zwischenbericht
  - Zurückweisung
• Abnahme der Mangelbehebung durch den Standortbetreiber (Facility Management)

Die Eingabe von Informationen zu einem Mangel erfolgt über komfortable Eingabemasken. Der gesamte Workflow wird in think project! exakt dokumentiert.

Vorteile des Systems

• Der aktuelle Status eines Mangels ist jederzeit abrufbar.
• Der genaue Weg des Mangels wird transparent und unveränderlich dokumentiert (Historie).
• Fristen können sehr einfach überwacht werden.
• Der genaue Zeitpunkt zu dem der Mangel abgenommen und archiviert wurde ist exakt festgehalten – ein wichtiger Punkt, da ab diesem Zeitpunkt die Gewährleistungsfrist neu zu laufen beginnt.

Die gesamte Kommunikation wird im Regelfall papierlos durchgeführt. Aus formalrechtlichen Gründen werden zwei Schriftstücke je Mangel erstellt (automatisch aus dem Datenbestand):

– die Mangelanzeige

– die rechtsgeschäftliche Abnahme der Mangelbehebung

Dabei ist zu beachten, dass im Bearbeitungsverhältnis Infineon/Arge Campeon vereinbart wurde, den gleichen Datenraum und die gleiche Funktionalität zu nutzen.

Mängelmanagement zwischen Generalunternehmer und Nachunternehmern

Die meisten Mängel behebt der Generalunternehmer nicht selbst, sondern der Nachunternehmer, der die entsprechende Leistung ausgeführt hat. Informationen zu Mängeln müssen also an die verantwortlichen Ausführungspartner weitergegeben werden. Für diesen Teil des Workflows wurden wir vom Generalunternehmer ARGE Campeon Ausführung, der think project! bereits für die Dokumentation während der Bauphase eingesetzt hat, beauftragt, eine Lösung zu schaffen, die diese Kommunikation erleichtert.

Der Workflow der aus diesen Anforderungen entstanden ist, gleicht dem oben beschriebenen Ablauf des Mängelmanagements zwischen Infineon und Generalunternehmer. Auch hier durchläuft der Mangel die unterschiedlichen Stationen und Status.

Allerdings sind die Nachunternehmer auf Wunsch des GU nicht direkt an das System angeschlossen. Der GU erzeugt vielmehr mit Hilfe von think project! Briefe, die ausgedruckt und unterschrieben an den jeweiligen Projektpartner gesendet werden. Alle Informationen, die zu jedem einzelnen Mangel vorliegen, werden automatisch in den Brief übernommen, ebenso die Empfängeradresse. Die Stationen, die ein Mangel durchläuft, werden in think project! sorgfältig dokumentiert. Ist ein Mangel behoben, vermerkt der GU das in seinem System und informiert den Bauherren über den neuen Status.