Aufgabenstellung und Lösung

Alle Anfragen im Bereich Facility Management laufen bei Audi in einem Call Center auf. Dort meldet z.B. ein Audi Mitarbeiter, dass in seinem Büro die Jalousie nicht mehr funktioniert. Diese Meldung wird von den Call Center Mitarbeitern in think project! als "Job" erfasst. Dann wird geprüft, ob die zu erbringende Leistung vertraglich abgesichert ist, falls ja wird der Auftrag direkt aus think project! heraus an die ausführende Firma übermittelt. Geht z.B. eine Reparatur oder Reinigung über die mit dem jeweiligen Vertragspartner vereinbarten Leistungen heraus, werden je nach "Job" unterschiedliche Ansprechpartner adressiert und um eine Kostenfreigabe gebeten. Die gesamte Kommunikation zwischen Call Center und ausführenden Firmen bzw. Call Center und den Instanzen zur Kostenfreigabe läuft über think project! und wird somit lückenlos dokumentiert.

Sowohl die Auftragserteilung als auch die Anfrage zur Kostenfreigabe erfolgt über so genannte gestaltete HTML E-Mails. Der entscheidende Vorteil dabei: alle über die Antworten gewonnenen Informationen fließen direkt zurück. Dabei ist es nicht notwendig, dass die Empfänger direkten Zugriff auf das Projekt haben. Sie können als externe Benutzer über E-Mail eingebunden werden. Auch ohne Zugangsdaten können externe Benutzer z.B. direkt auf Dokumente zugreifen, die in think project! zentral gespeichert sind. Einfach durch Anklicken eines Links innerhalb der HTML E-Mail. Selbstverständlich ermöglicht dieser Link nur den Zugriff auf genau dieses Dokument und beinhaltet keinerlei weiteren Zugriffsrechte.

Schnittstelle zum SAP-System

Da think project! ein offenes System ist, können Fachanwendungen (wie z.B. eine interne Büroorganisation, CAD, SAP- oder FM-Systeme) einfach eingebunden werden. So haben wir für dieses Projekt auch eine Schnittstelle zum SAP System von Audi geschaffen. Alle Auftragsdaten werden aus think project! heraus direkt in das SAP System übernommen und stehen dort z.B. für den Rechnungslauf zur Verfügung.